Återförsäljarportal: låt kunderna lägga ordrar själva

Varumärken och grossister med ett nätverk av återförsäljare känner igen mönstret: ordrarna kommer in via mejl, telefon och ibland fax, säljarna lägger timmar på att registrera dem, och kunden får vänta på svar om pris och lagersaldo. En återförsäljarportal vänder på flödet – återförsäljaren loggar in, ser sina egna priser och sitt sortiment, och lägger ordern själv när det passar den. I den här artikeln går vi igenom vad en portal ska innehålla, vad den gör för säljorganisationen och hur du kommer igång.

Vad är en återförsäljarportal?

En återförsäljarportal är en inloggad e-handelsmiljö för dina professionella kunder. Till skillnad från en öppen webbutik är den byggd kring kundrelationen: varje återförsäljare identifieras – normalt via organisationsnummer och kundnummer – och möter sedan en butik som är anpassad efter just deras avtal.

I praktiken är portalen ingen separat produkt, utan B2B-sidan av en e-handelsplattform. I HDL Commerce, där B2B och B2C finns i samma kärna, är återförsäljarportalen samma plattform som kan driva er öppna konsumentbutik – med samma produktdata och samma integrationer.

Det är en viktig poäng för varumärken som säljer både via återförsäljare och direkt till konsument. I stället för att bygga och förvalta två separata lösningar underhåller ni en produktkatalog i den inbyggda PIM:en, och styr sedan vem som ser vad: återförsäljaren möter sina avtalade priser och sitt sortiment bakom inloggningen, konsumenten möter den öppna butiken. Ingen dubbellagd produktdata, inga parallella integrationsprojekt.

Det här ska en återförsäljarportal klara

Skillnaden mellan en portal som används och en som ignoreras ligger i detaljerna. Det här är grundkraven:

Rätt pris för rätt kund

Kundunika prislistor och framförhandlade avtal ska slå igenom automatiskt vid inloggning. Ser återförsäljaren listpriser i stället för sina avtalade priser kommer den att fortsätta mejla sin säljare – och portalen blir en hyllvärmare.

Snabb orderläggning, inte shoppingupplevelse

En återförsäljare som fyller på sitt lager vet vad den ska ha. Portalen ska stödja beställning via artikelnummer, snabborder på många rader, ordermallar för återkommande köp och möjlighet att beställa om från tidigare ordrar. Det är motsatsen till konsumenthandelns inspirationsflöden – och det är en styrka, inte en brist.

Självservice på hela kundrelationen

Orderhistorik, orderstatus, fakturaunderlag och leveransinformation ska finnas i portalen. Varje fråga som kunden kan besvara själv är ett mejl som aldrig behöver skickas – och det är där tidsbesparingen för kundtjänst och säljare uppstår.

Flera användare per kund

Hos återförsäljaren är det sällan en person som beställer. Butikschefen lägger order, inköparen godkänner, ekonomi vill se fakturorna. Portalen behöver hantera flera användare per kundkonto, med olika behörigheter.

Kopplingen till affärssystemet gör portalen levande

Priser, lagersaldon, orderstatus och kreditgräns bor i affärssystemet. En portal utan tät integration blir en fasad där kunden ändå måste ringa för att få veta om varan finns i lager. Integrationen ska gå åt båda hållen: aktuella saldon och priser ut till portalen, ordrar in i affärssystemet utan manuell registrering.

Har ni större kunder som beställer via EDI ersätter portalen inte det flödet – den kompletterar det, så att alla kundstorlekar får ett digitalt sätt att beställa. HDL Commerce har färdiga integrationer mot affärssystem, lager och logistik, så grundkopplingen är sällan ett utvecklingsprojekt. Se utbudet på integrationssidan.

Vad händer med säljarna?

Den vanligaste oron när portalen kommer på tal är att den ska konkurrera med säljkåren. Erfarenheten pekar åt andra hållet: portalen tar över de ordrar som ändå inte kräver någon försäljning – påfyllnad, standardsortiment, återköp. Säljarens tid frigörs till det som faktiskt påverkar affären: nykundsbearbetning, sortimentsutveckling hos befintliga återförsäljare och de större förhandlingarna.

Portalen ger dessutom säljaren bättre underlag. När ordrarna går genom ett system syns det vilka återförsäljare som ökar, vilka som tystnat och vilka delar av sortimentet som aldrig beställs – signaler som är osynliga i en mejlkorg. Fler exempel på upplägg för olika typer av återförsäljarnätverk finns bland våra lösningar.

Vanliga invändningar – och hur du bemöter dem

När portalen ska förankras internt och hos återförsäljarna dyker samma frågor upp nästan varje gång. Ha svaren redo:

• ”Våra kunder vill ringa.” Vissa vill det, och de kan fortsätta – portalen tvingar ingen. Men den som vill beställa klockan sex på morgonen eller söndag kväll ska kunna göra det utan att vänta på kontorstid.
• ”Våra priser är för komplexa för webben.” Kundunika prislistor, avtal och staffling är precis det en B2B-plattform ska hantera. Är prislogiken för komplex för plattformen har du valt fel plattform, inte fel idé.
• ”Vi har redan EDI med de stora kunderna.” Bra – behåll det. Portalen är för alla kunder som är för små för EDI men för många för att hanteras via mejl.
• ”Det blir ett stort IT-projekt.” Med färdiga integrationer och en stegvis utrullning är grunduppsättningen ett avgränsat projekt, inte en flerårig satsning.

Så kommer du igång

En återförsäljarportal behöver inte vara ett stort projekt. En rimlig väg ser ut så här:

1. Börja med kärnan: inloggning, kundunika priser och orderläggning mot affärssystemet.
2. Pilotkör med ett urval återförsäljare som får testa och tycka till innan hela nätverket bjuds in.
3. Bygg ut självservicen med orderhistorik, fakturor och ordermallar när grunden sitter.

Med HDL Commerce Light från 10 000 kr/mån plus 50 000 kr i startavgift kommer du igång utan stort projektbudget-åtagande, med drift i Sverige och 99,3 % upptid. Hela prisbilden finns på prissidan.

---

Se en återförsäljarportal byggd för er affär

Det enklaste sättet att bedöma vad en portal skulle betyda för er är att se den med era ögon: era priser, ert sortiment, era återförsäljares vardag. Boka en demo så visar vi hur en återförsäljarportal i HDL Commerce kan se ut för just ert nätverk – du får svar inom 4 timmar.