Från offert till order: digitalisera B2B-säljprocessen

De flesta B2B-affärer börjar inte med ett köp i en varukorg – de börjar med en förfrågan. Kunden vill ha pris på ett större parti, säljaren räknar, en offert mejlas som PDF, kunden svarar, någon justerar, och till slut skrivs ordern in för hand i affärssystemet. Ett digitalt offertflöde b2b-anpassat gör om den kedjan: kunden begär offert direkt i webbutiken, säljaren justerar och godkänner, och offerten blir order med ett klick. Det är ofta det första och mest lönsamma steget när man vill digitalisera b2b försäljning.

Så ser det manuella offertflödet ut i dag

Känns kedjan igen? Förfrågan kommer in via mejl eller telefon. Säljaren letar fram artikelnummer, kollar lagersaldo i ett system och priser i ett annat, bygger en offert i Excel eller ett offertverktyg, exporterar PDF och mejlar. Kunden vill ändra två rader. Ny version, nytt mejl. När kunden till slut accepterar skriver någon in hela ordern manuellt i affärssystemet – med risk för felstavade artikelnummer och fel kvantiteter.

Problemet är inte att människor är inblandade. Problemet är att varje steg byter medium: telefon, Excel, PDF, mejl, affärssystem. Varje byte kostar tid och skapar felkällor, och ingen har en samlad bild av var affären står.

Lägg till att kunskapen om affären ofta bor i enskilda säljares inkorgar. När en säljare är på semester eller slutar försvinner överblicken över pågående offerter med den – och det finns ingen historik att luta sig mot när avtalet ska omförhandlas nästa år.

Offertflöde för B2B-e-handel – steg för steg

I ett digitalt flöde bor hela kedjan på ett ställe – i samma plattform som resten av e-handeln. Så här ser gången ut:

1. Kunden bygger sitt eget offertunderlag

Den inloggade kunden plockar ihop artiklar och kvantiteter precis som i en vanlig varukorg – men i stället för att gå till kassan begär den en offert. Underlaget är komplett från start: rätt artikelnummer, rätt kvantiteter, och kundens kundunika prislistor som utgångspunkt. Säljaren slipper tolka ett mejl med ”vi behöver typ 80 stycken av den där pumpen”.

2. Säljaren justerar och godkänner

Förfrågan landar hos säljaren, som ser kundens historik, avtal och villkor i samma vy. Här gör säljaren det den är bra på: justerar priser för volymen, föreslår alternativa artiklar, lägger till villkor. Offerten skickas tillbaka digitalt – ingen PDF-version 4 i en mejltråd, utan en levande offert kunden kan öppna, granska och kommentera.

3. Offerten blir order utan omregistrering

När kunden accepterar omvandlas offerten till en order i samma system – med exakt de rader, priser och villkor som förhandlats. Ingen skriver in något på nytt, så det som beställs är det som offererats. Ordern följer sedan samma väg som alla andra ordrar, in i affärssystemet via integrationen.

Vad krävs av plattformen?

Ett offertflöde är bara meningsfullt om det hänger ihop med resten av handeln. Det ställer några konkreta krav:

• B2B-logik i grunden. Offerten ska utgå från kundens prislistor och framförhandlade avtal, inte från listpriser som säljaren måste räkna om för hand.
• Kundkonton med behörigheter. Hos många kunder är det en person som begär offert och en annan som får godkänna köpet. Plattformen behöver hantera flera användare per kundkonto.
• Koppling till affärssystemet. Accepterad offert ska bli order i affärssystemet utan manuell registrering. HDL Commerce har färdiga integrationer, så kopplingen finns oftast redan – se integrationssidan.
• Kreditgräns i flödet. En accepterad offert som spränger kundens kreditgräns ska fångas innan leverans, inte efter.

Eftersom HDL Commerce har B2B och B2C i samma kärna ligger offertflödet i samma plattform som produktkatalog, priser och order – inte i ett fristående offertverktyg med ännu en integration att förvalta.

Digitalisera B2B-försäljningen utan att ta bort säljaren

En vanlig invändning från säljorganisationen: ”ska webben ta våra affärer nu?” Svaret är nej – ett digitalt offertflöde flyttar inte affären från säljaren, det flyttar administrationen. Rutinordrarna och återköpen kan kunden lägga själv, direkt mot sina avtalade priser. De affärer som kräver förhandling går fortfarande via säljaren, men med komplett underlag från start och utan dubbelregistrering på slutet.

Resultatet är att säljarens tid går till förhandling och kundutveckling i stället för till att jaga artikelnummer och skriva in ordrar. Fler exempel på hur det kan se ut i olika branscher finns bland våra lösningar.

Mät rätt saker när flödet är igång

Hur vet du att digitaliseringen faktiskt gör nytta? Sätt upp ett fåtal mätpunkter innan lanseringen, så att du kan jämföra före och efter i er egen verksamhet:

• Ledtid från förfrågan till accepterad offert. Det är här mejltrådarna och versionshanteringen brukar äta dagar.
• Andel ordrar som registreras utan manuell inmatning. Varje procentenhet är tid tillbaka till säljarna och färre inmatningsfel.
• Antal versioner per offert. Färre vändor betyder att underlagen är kompletta från start.
• Andel offerter som blir order. När kunden kan granska och acceptera digitalt tappas färre affärer bort i mejlkorgen.

Siffrorna ser olika ut i varje verksamhet, och det är just därför de egna mätpunkterna är viktigare än branschgenomsnitt: de visar var ert flöde läcker tid och var nästa förbättring gör mest nytta.

Börja med offertflödet – inte med allt på en gång

Att digitalisera hela säljprocessen kan kännas som ett stort projekt, men det går att ta i steg. Många börjar med inloggning och kundunika priser, lägger till offertflödet och öppnar därefter för fler kundgrupper. Med Light från 10 000 kr/mån plus 50 000 kr i start kommer du igång utan enterprise-budget, och kan växa in i mer när flödena satt sig.

Se offertflödet i praktiken

Hur skulle er väg från förfrågan till order se ut digitalt? Boka en demo så går vi igenom offertflödet i HDL Commerce med er säljprocess som utgångspunkt – från kundens första förfrågan till färdig order i affärssystemet. Du får svar inom 4 timmar.