Vad kostar det egentligen att byta e-handelsplattform?

Frågan kommer alltid, och den kommer nästan alltid i fel form: vad kostar det att byta e-handelsplattform? Svaret som efterfrågas är en siffra. Svaret som är användbart är en lista.

För kostnaden att byta är inte en post. Den är fem, och tre av dem brukar saknas i kalkylen.

De två posterna alla räknar med

Plattformen. Licens eller abonnemang, och drift. Enkelt att jämföra eftersom det står i en prislista.

Bygget. Design, uppsättning, konfiguration. Går att få fastpris på, och de flesta anbud handlar om just den här posten.

De tre som saknas

Datamigreringen. Produkter, kunder, ordrar, prislistor, kundavtal. Det här är den post som spränger tidplaner, för den upptäcks sällan i sin fulla omfattning förrän någon börjar titta i det gamla systemet. En katalog med 12 000 artiklar och varianter är inte 12 000 rader — den är 12 000 artiklar med attribut som betyder olika saker på olika ställen, för att fjorton personer har fyllt i dem under nio år.

Integrationerna. Affärssystemet, lagret, fraktbokningen, betalningarna, bokföringen. Varje koppling som fanns måste finnas igen, och den gamla koden går sällan att flytta rakt över.

Din egen tid. Den största och den enda som aldrig faktureras. Någon internt ska besluta, testa, godkänna, korrekturläsa och svara på frågor i sex månader. Räkna med att det är en halvtidstjänst under projektet.

Och posten ingen räknar med: att inte byta

Det är den som brukar avgöra. Vad kostar det att stanna i tre år till?

• uppgraderingsprojekt med jämna mellanrum, som kostar mer varje gång eftersom mer är specialbyggt
• licenser för tillägg som gör en sak var
• byråtimmar för underhåll som inte tillför någonting nytt
• säljtid som går till att hantera priser i ett kalkylblad bredvid butiken
• de ordrar som inte lades för att kunden inte kom fram i kassan

Den sista posten är omöjlig att räkna på exakt och nästan alltid den största.

Vad som faktiskt sänker priset

En sak, mer än något annat: att migreringen är en körning och inte ett projekt.

Om produktdata, kunder, ordrar och prislistor flyttas av en motor som går att köra om, då kan ni testa migreringen tio gånger innan ni gör den skarpt. Varje omkörning kostar nästan ingenting. Det som brukar vara projektets största risk blir en rutin, och den delen av budgeten som brukar spricka blir förutsägbar.

Det är också därför vi kör en torrkörning innan vi lämnar en tidplan. Vi vill se vad som faktiskt ligger i katalogen, inte vad någon tror ligger där.

Vi har skrivit en längre guide till att byta e-handelsplattform som går igenom hela ordningen — vad som ska göras när, och vad som går fel om det görs i omvänd ordning.